職位眉角大解密：專案管理（Project manager）的工作心法與職場生存術

PM 可以是專案經理（Project Manager）或是產品經理（Product Manager）的簡稱，Hahow 邀請《查哥說》與你分享 PM 的工作心法與職場生存的必備技能。

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PM 的核心
圖片來源：《查哥說》提供

PM 可以是專案經理（Project Manager）或是產品經理（Product Manager）的簡稱，是許多公司重要的職務，因為 PM 就像是火車頭一樣，統籌帶著產品／專案從無到有，雖然大部分狀況我覺得比較像是「推著」或有時候要「跪著」。

越大的企業，PM 的分工及種類越細，有 Sales PM／RD PM／SW PM 等，端看企業自行定義，今天篇幅有限，分類我們未來再找時間聊聊，我們今天先來談個概要。

既然一個PM掌控時程的廣度可能得包含到：發想、研發、採購、生產、行銷、銷售、售後服務，要跨的部門、單位這麼多，中間只要有人落拍，就會造成時程延宕，然後就會有各種狀況：

研發說：「都是 PM 的錯，給我們的設計方向不切實際做不出來。」
採購說：「都是 PM 的錯，沒那個採購數量買不到那個價格。」
生產說：「都是 PM 的錯，設計根本有問題，無法上產線。」
行銷說：「都是 PM 的錯，產品太爛，很難行銷。」
業務說：「都是 PM 的錯，設計的東西不符合市場需求、定價不對，在我這國家不能賣。」
品保說：「都是 PM 的錯，選錯供應商，提供的來料有問題造成RMA（不良比例）升高。」
老闆說：「都是 PM 的錯，養你們這群PM到底在幹什麼？」
PM 自己說：「千錯萬錯，都是 PM 的錯。」

以上，確認是屎缺無誤。所以 PM 的折損率，在某些時程強調「零容忍」的產業就非常地高，因為真的吃力不討好又非常高壓。

專案管理（Project manager）必備的工作能力與特質

有些人會問，那這樣一個 PM 到底需具備怎麼樣的特質：

見人說人話、見鬼說鬼話的溝通協調能力：
跨部門上下左右，相信我，一樣米養千百萬種人，企業裡什麼怪咖都有，當 PM 的一定要能說服或推動這些牛鬼蛇神，不然就是等著 delay 被老闆砍。
跟蟑螂一樣打死不怕的抗壓性：
PM 每天都在被罵，被老闆罵、被主管罵、被業務罵、被採購罵、被廠商罵、被每個人罵，抗壓性不訓練起來，很快就陣亡。
能算出別人有幾根頭髮的細心：
心有多細，我舉個例，我當時的主管在檢查我們的 ppt 簡報標題，是用尺放在電腦螢幕上檢查的，只要被發現有一個標題略歪沒對齊，你馬上會被白眼瞪到冷汗直流、然後被罵：「當 PM 怎麼可以那麼粗心？」
還有，電器產品裡面的說明書厚厚一本或外包裝，裡面有沒有錯字是 PM 要一個字一個字去檢查的，沒檢查到就出貨，那你最好祈禱你是在小公司然後出貨量也不大；要是在大公司，出貨數量用百萬為單位在算的，產品因為你沒檢查到錯字全球召回，那一年考績跟年終，你差不多也可以直接說掰掰了，你說心要不要細？
舌燦蓮花的表達能力：
PM 既然是火車頭，在公司對內、對外，都有非常高的機會需要上台簡報，而這些簡報通常還不是隨隨便便的簡報，幾乎都是很重要的項目，不然不會要 PM 出面。所以上了台，沒那個氣勢跟能力，很容易被台下的砲火轟到無地自容。

PM 以終為始
圖片來源：《查哥說》提供

專案管理（Project manager）的工作核心是使命必達

既然 PM 是一個這麼重要又吃力不討好的的工作，除了到職的企業教育訓練，基本心法對菜鳥 PM 的養成來說，就非常重要。查哥回想一開始接受 PM 基礎訓練的時候，上至主管、旁至前輩同事，都灌輸我一個很重要的觀念叫做：以終為始。什麼意思呢？

就是設定目標及日期以後，時程開始由未來往現在推展，切出更細節的時程。聽不懂？講白話，假設公司 12/30 要產品上市，往前回推到今天有五個月的時間，我們就會由 12/30 那天往回訂出 11/30、10/30、9/30、8/30 的目標。依樣畫葫蘆，再繼續往下切到每週、每日、甚至到每小時的目標，而這個 12/30 的目標是不能妥協的，就算中間時程有多麼的不合理，交到你／妳手上，就只能「死」命必達。

換句話說，PM 們每天進到辦公室，每小時／每天都是有進度要完成的！沒有完成，就是延遲，如果因為這些每天、每小時的延遲造成最終專案或產品上市的延遲，對 PM 來說，是殺頭大罪、不可原諒的。因為PM 的本質就是要掌控時程，沒掌控好時程的 PM 就是失職，無論是什麼原因、什麼單位造成、沒有反駁的理由。

也因爲每天都在與時間賽跑，當初前東家有個很有趣的現象：到職那天除了配發員工門禁卡，另外還有一張跟門禁卡一樣大小的月曆，PM 們都把這張月曆放在門禁卡背面一起掛在脖子上，每天檢討進度跟時程時，大家都會不自覺地一起把戴在脖子上的月曆拿起來對時間。現在回想起那個畫面真的蠻懷念的，也間接說明時間掌握對 PM 的重要性。

好的專案管理（Project manager）都是好的時間管理大師

所以如果各位問我 PM 的核心心法，我會告訴各位：以終為始。可是四個字說起來簡單，做起來卻有重重困難，以下經驗及方法提供大家參考：

堅定而不失禮的追蹤是重要的！跨部門單位很多，不見得每個人都是願意配合的好咖，我們能做的是：提醒。

時程截止前：前一週／前三天／前一天／前一小時搭配郵件及電話的關心，「溫馨」提醒並事先了解有沒有延遲的可能性。
時程截止當天：每 3 小時（同樣搭配郵件及電話跟催）確認目前進度及延遲預計完成時間。
時程截止隔天開始：很常遇到裝死不聯絡的配合單位或甚至廠商。所以延遲當天如果對方還是「無要無緊」，隔天開始查哥會把對方的一、二階主管放在郵件裡，然後設鬧鐘「每小時」（沒錯！就是每小時）電話過去，我們依然保持禮貌／態度良好：告訴對方，我們只是需要確認延遲的時間還需要多久完成？以方便我們下一關負責的單位安排補救把流失的時間補回來。
時程超過到第四天：單位最高主管或大老闆就直接 cc 副本在裡面了。

專案管理要順利，危機處理技能先培養

這時候看你的職位及狀況，必要時我會直接去電對方大老闆，一樣堅定但有禮貌的提出訴求。或許有些人會問，我官小位卑，直接找對方大主管或大老闆，是不是不太恰當很白目？相信我，查哥很嫩的時候也是這樣想，結果東西延遲幾次發現被幹的都是自己，然後每天坐最後一班捷運回家、年終獎金還有跟沒有一樣，就會覺得伸頭一刀、縮頭也是一刀，跟他拼了。

但，這樣做還是有小技巧的，我會很明確告訴負責單位的不管大主管、執行長、或是老闆等級都一樣：我現在是在幫公司達成目標，沒有個人利益、部門利益考量，大主管要的無非也是績效、而老闆要的就是賺錢，而我現在在想辦法幫公司達標或賺錢，任何違反公司利益的事情在我負責的控管中，我都不希望發生，相信老闆/某某長您也是這麼想的吧？

通常這樣跟這些很忙碌大佬們解釋，他們都可以理解也會出面幫你解決問題，而這樣還有幾個意想不到的好處：

專案不延遲了
該單位的人知道你／妳做事的習慣，跟你／妳合作自然會繃緊時程
你會在這些大佬心中留下印象（這年輕人蠻有 guts 的），後面升遷無形中都有可能幫你加分

另外，也可以這樣溝通：目標是當初大家一起訂下來的，中間有困難我們可以理解，但延遲的專案時間就跟變心的女友一樣回不來了，我們必須把握剩下的時間，把「以終為始」的各階段性目標再重新調整，把後面各單位再找來重新拉目標。所以，流程越後面的單位通常罵 PM 罵得越厲害，因為前面闖的禍，後面銜接的都要處理，但也沒辦法，反正，時間到東西就是要生出來。

不小心又講了一大堆，簡單來說，PM 真的很辛苦，但可以訓練一個人溝通協調／快速反應／追求精準的能力，許多的企業高層執行長，都是 PM 出身的人出任。原因很簡單，因為他們從農場上來就已經打好「掌握全段」的基礎，兼具深度及廣度，有興趣的年輕朋友，我也鼓勵去挑戰看看。