2022/08/01
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升官發財密技：善用職場 Email 有效向上管理的 3 種技巧
你知道每天在工作上收發的 Email 其實隱藏著職場向上管理的秘密嗎？Hahow 邀請查哥與你分享透過 Email 向上管理的 8 個目的與 3 個實用關鍵技巧，讓你透過 Email 在職場上平步青雲！
Hahow 創作者專欄：查哥說的職場生存寶典，帶你一路升官發財 >> 看更多職場生存法則
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圖片來源：查哥說提供
在某些產業，職場上用 Email 溝通是一件非常頻繁的事情，查哥以前一天的 Email 平均量大概需要消化 300 至 500 封，顯見 Email 溝通在一個企業是有多麼頻繁。也因為這麼高度頻繁，會寫 Email 的人，往往也能掌握很多事情，就像標題寫的能幫助職場升遷、升官發財，的確也不誇張。
簡單歸納，Email 對查哥來說，有以下幾個指標性的目的：
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主管掌握進度
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下屬匯報進度
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議定共識佐證
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重大會議紀錄
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主管佈達政策
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下屬向上管理
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資訊快速共享
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歷史記錄存查
技巧一、定期使用 Email 向主管匯報專案進度
高階主管事務繁忙，但有時大老闆心血來潮問起來，沒有掌握進度，被問到支吾其詞，無形中對主管都是扣分；因此，貼心的下屬，每天會定期「主動」以郵件匯報進度，讓主管在夾縫中的時間讀取以掌握進度，大老闆神來一筆一問，主管他／她想起讀過各位準備的郵件，講得清清楚楚，回過頭來，貼心的下屬考績就加分了。
查哥的習慣晚上睡前一定要把當天的 Email 看完也回覆完；隔天早上通勤時，再消化前一晚其他時區分公司發出來的郵件，這樣一進到公司，基本上我已經能掌握當天早上可能發生的大部份狀況及專案進度。我早上第一封郵件，常常就是先摘要主管或老闆可能會關注的專案進度，如果是延遲的案子，我也會附上補救計畫，寫給主管跟老闆讓他們有所掌握。
其實換位思考一下，各位如果是主管或老闆，一定會對這樣的部屬相對放心許多，因為不需要追著這位部屬的進度跑、不用擔心這部屬會落拍、因為他／她會「主動」讓主管老闆放心。
向上管理最簡單的第一步：會主動想辦法減少老闆負擔的部屬，都很容易受到青睞，因為有你／妳在，主管他／她會輕鬆一些。
技巧二、透過 Email 進行會議紀錄，避免團隊認知出入
另外，公司會議定下來的共識及會議記錄，透過 Email 可以留下佐證，畢竟翻臉不認帳的機率真的很高，這時候有電子郵件佐證，真的是很難跑得掉。
查哥的習慣是會議紀錄及任何共識的結論，會發到所有相關部門上上下下、左左右右，然後點出所有負責單位主管，請他們回覆：收到。可能有些人不會鳥你／妳，沒問題，把大老闆放在副本裡面，不回就天天在郵件群組發提醒，我是沒遇過幾個人敢那麼皮一直擺爛不回覆。
圖片來源：查哥說提供
技巧三、職場鬥爭迎面來，密件副本成為擋箭牌
再來，查哥也有見過教科書沒教的暗黑向上管理。某前東家某位大前輩，位居老闆親信要職，他每天必做的一件事，就是把許多重要郵件「密件副本」給老闆。可能有些朋友不熟悉這種操作，簡單解釋，就是郵件收件人有老闆在裡面，但系統看不到收件人裡其實有老闆。
透過這樣的操作，這位大前輩可以讓很多人升天、也可以讓很多人下地獄。例如：分公司某員不小心犯錯，公司很大、人又遠在天邊，老闆也不一定知道，但這大前輩如果把這郵件故意密件副本給老闆，老闆心情又剛好不太美麗，輕則影響考績、嚴重的可能隔天就收包包回家了。而這個發密件副本的前輩，則得到了老闆一定程度的信任。
這種暗黑操作，查哥不鼓勵，畢竟查哥是比較喜歡直球對決的人。因為職場險惡，被弄、被捅都是很常有的事情，有時候知道有人在出招準備捅到自己這邊的時候，密件副本就是很好的防守工具，先下手給老闆打預防針，這樣後面砲火打過來，你也不至於傷亡慘重。
一封簡單的電子郵件，其實包含著超多學問，更多細節未來再分享，希望能幫助在職場辛苦生存或即將邁入職場的新鮮人！
想知道更多前輩沒跟你說的職場生存眉角嗎？
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