7 個提升生產力，以「人」為本的時間管理方法

嘗試很多提升生產力的技巧還是失敗作收？拖延症患者只能放棄治療嗎？人不是機器，用對方法才有成效。從前置規劃、執行到檢視，7 步驟靈活運用時間管理，照顧身心之虞也更貼合個人的獨特性。

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你是否常常產生以下的疑問——

🆅已經嘗試好多時間管理法，但我就是常常分心，怎麼辦？
🆅計劃趕不上變化，為什麼每次事前規劃都打水漂？
🆅拖延症重病患者，還有救嗎？

人，不是機器。情緒反應、生理狀態到喜好偏見，都是影響工作與學習的因素。請記得：是因素，而非偏誤。生而為人，沒什麼好抱歉的，正是這些身心狀態才得以成就豐富的人間百態。因此，擁抱這些特色，拋開一味追求速度，像倉鼠在轉輪上愈跑愈快的效率迷思，是踏出第一步前的關鍵準備。

Part1. 前置作業：備妥計畫與設置環境，打造最適切的條件

方法一：睡醒第一件事，分析與管理當天的狀態

沒有一套黃金方法能夠適用所有人，因為每個人都是獨特的。甚至，同一個人每天的狀態也不盡相同。如果只是複製書中的模板，可能最後總是無法如願執行。所以在開始工作前，可以依據近期的任務種類，結合不同時段的精神狀況，分配最適合完成的時間區段。

小蛙是一位朝九晚五的辦公室上班族，進公司後用泡杯咖啡的時間，設想今天須完成幾個任務。在回到位子之後，不急著投入第一個任務的執行，而是允許自己花 15-30 分鐘的時間，剖析自己當天腦袋最清醒和最不清醒的時間段，並分配相應的工作。

開工前喝杯咖啡
圖片來源：Hahow 圖庫

一般來說，經過一夜休息，早上除卻醒腦開機的時間，應是最有精神的時段。這時候便比較適合優先處理需要高度思考與專注的工作，比如生產文章、企劃書或新設計。

接著，剛吃完午餐的下午，因血糖上升較容易昏昏欲睡，這時候就適合優先處理不會想睡的工作，比如起身整理倉儲、外出聯絡赴會，身體動起來不坐在位子上，就可以有效避免打瞌睡。

再來，睡意退去後的下午，注意力和精神逐漸集中，則適合優先處理不允許失誤的工作，比如回覆重要信件、資料登記與輸入、文件彙整與造冊。

最後，下班前的一個小時，累了一天心情也開始浮躁了，則適合優先處理不須高度集中的工作，比如製作會議記錄、搜集資料或制式填表。而且更重要的是總結今日的工作進度和安排明日的任務優先程度。

若是辛苦一天後，仍想要充實自己，那麼吃完晚餐的時間，雖然較為疲憊卻也是最放鬆的時刻，這時候就適合輕度閱讀、學習線上課程、處理自身興趣等任務。

不過，每個人的狀態從工作型態到身心健康都不盡相同。所以好好認識自己，找到最適切的規劃才是王道。說不定對夜貓子來說，半夜三點才最適合高度集中的工作呢！

方法二：事前畫出地圖，訂出待辦清單與死線

方法一主要集中在配合生理狀態去調整任務優先度，方法二則著重於更細部的規劃。在執行任務前整理出大方向，從 2 個面向規劃行動地圖，避免像無頭蒼蠅一樣瞎忙又做白工。

建立待辦清單與時間四象限
像上文的小蛙一樣，我們已經知道在開始工作前可以花個 15-30 分鐘規劃待辦清單，但具體來說，那麼多的任務可以怎麼分類呢？
可以借助「時間四象限」，橫軸是緊急程度，縱軸是重要程度，依此劃分出「重要又緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」、「不重要又不緊急」四個象限。對整體任務有全面性的認識之後，搭配方法一的生理狀態調配出最適處理優先度。即使遇上突發狀況，也能避免自亂陣腳。
大任務拆分多個小任務，並訂下死線
接到每一個任務之前，必須先自問 3 個問題：

這需要立即採取行動嗎？
由誰來行動較適合？
會花費多少工作時間？

很多為期數月的大型計畫，若沒有在一開始就仔細拆分成小目標，畫出進度甘特圖，很容易產生不合時宜的情緒與認知。過度正面的情緒，可能錯估所需時間，最後一個禮拜才熬夜大趕工。而過度負面的情緒，則可能因任務目標過大，產生害怕失敗的情緒與壓力，進而導致患得患失與拖延症發作。可喜可賀的是，這些狀況有 90% 都可以透過拆分成小任務並自訂死線的技巧避免。

方法三：因人制宜設置外部環境，提高專注力

人本來就會分心，一心多用的技能是野外生存的關鍵。只是在資本主義社會，企業追求短時間高生產以獲取最大利潤，加之身處鋼鐵叢林之中不再需要時刻注意天外飛來的危險，一心一意的高度專注力才成為「美德」。即使如此，依然能透過外部環境的打造來增加自己的專注力。

對小蛙來說，手機、書桌和耳塞是進入神聖專注時刻的三大祭品。當他需要高度專注地工作時，會將手機螢幕朝下，減少訊息的干擾；辦公桌上的雜物和紙屑會先收拾乾淨，井然有序的桌面有別於日常的凌亂，營造出一種彷彿進入特殊時刻的儀式感；耳邊吵雜的談話聲也是影響專注的頭號敵人，所以他經常選擇戴上耳塞。

同樣地，每個人的狀態都不同，小蛙如此，小哈則需要戴耳機聽重金屬音樂才能專注工作。了解與認識自己，因人制宜才是最佳解。

Part.2 妥善執行：番茄鐘工作法與照顧身心

有了 Part.1 的事前規劃後，接下來的執行才能發揮最大功效。眾所皆知的番茄鐘工作法，也須建立在事前規劃的前提之下，否則經常面臨失敗。

方法四：番茄鐘工作法（Pomodoro Technique）的調整與嚴格執行

在 1980 年代由 Francesco Cirillo 創立的一種時間管理法。該方法需使用一個定時器，分割出一個 25 分鐘的工作時間，和 5 分鐘的休息時間，並且嚴格執行。至於為什麼叫番茄？因為 Cirillo 隨手拿的，正是廚房裡使用的番茄造型定時器。

圖片來源：Hahow 圖庫

雖說是 25 分鐘，但因應各種不同情況，還是可以嘗試做出調整。比如文字工作者在寫文章與腳本時，可能就會發現 25 分鐘太短了。靈感來了擋也擋不住，停下後又生怕無法找回。所以，預估每一事項所需花費的時間和精力，是重要的前置作業。這時候，可以先試著將番茄鐘調整到 45 分鐘，實作幾次再依自身情況調整。

嚴格執行每次的休息時間。請停止！別再想任何工作的事，專心放鬆與放空吧。只有讓腦袋充分休息，對下一次的番茄鐘循環才更友善。

方法五：照顧與善用情緒，負面的轉念 + 正面的獎勵機制

人比機器更生動的地方，在於擁有豐富的情緒。工作中適度接納並且善用情緒，也能達到意想不到的效果。
工作中常見的負面情緒有，緊張、愧疚和自我否定。若一味排除，日積月累可能成為毒瘤。倒不如稍微轉念，用這些無可避免的情緒為自己做出更好的成績。比如，上台報告前一定會緊張，這時請勿想著「不要緊張了」，大腦接收到這一指示只會更緊張。不如轉念，告訴自己現在身體的這些生理反應像是呼吸急促、心跳飛快等都是因為「興奮」，等不及要和大家分享這段時日的發現和成果。

在《原子習慣》一書中，討論到如何讓習慣變得難以抗拒時，提到運用多巴胺驅動的回饋迴路。因此，設定獎勵機制，將正面的情緒和工作生產綁定在一起，會促使我們更加想要行動，以獲取快樂的感覺。在完成一項待辦清單，或達成每個小任務時，別忘了給自己犒賞，讓下一次的生產更有動力。

【寫給拖延症患者的秘方】假如你需要畫完一張設計稿、寫完一篇三千字文章，卻一想到就渾身沒勁。現在，告訴自己只有寫出 50 字也沒關係，馬上坐下開始輸出。「頭都洗落去矣，無剃袂使得」，頭都濕了，剩下不洗一洗有點可惜，只要開始提筆，就會有一點成果。即使遇到困難也沒關係，至少知道新的問題可以解決，也算是前進一小步。

方法六：好好休息，多喝水、適量咖啡和小憩

休息時，別想著「很浪費時間」。腦袋適度休息，起身稍微活動筋骨，有助於之後的專注工作，也能更有效率輸出好品質。另外，在冷氣房的乾燥環境下，適時補充水分也十分重要。當身體缺水，不但影響新陳代謝，還可能出現更加疲倦和頭暈的症狀，這對工作時的身心狀況都不是好事。最後，咖啡因適量就好，喝太多也沒用時，小憩 10 分鐘的效果可能還更好。

適時小憩
圖片來源：Hahow 圖庫