寫英文 email 不知如何下手？5 步驟結構，商用英文書信不再讓你頭痛！

寫英文 email 老是不知如何下手？英文書信格式、開頭問候、書信結尾，搞得你頭好痛？ 5 步驟快速了解商用英文書信結構，瞬間提升職場專業度！

你是常常需要用英文寫 email 的上班族嗎？是否每次要下筆就開始神經緊張，不知如何下手？

或是大都憑感覺寫，靠著 Google 翻譯拼拼湊湊，寫出來的成品總是看起來效果不太好？

就讓 Sonny 老師的這篇文章，來帶你走過書寫商務書信的 5 個步驟，同時教你一些可以立刻帶著走的好用句型！

1. 你還在用 To whom it may concern 當開頭！？

很多人在寫英文 email 時，會回憶起很久以前在學校學的 To whom it may concern 或是 Dear Sir/Madam，但其實現在的外商公司相當重視人際網絡 (network)，因此這兩種用法會顯得有些老派而過時。

你可以很放心地用 Dear + 對方的職位和姓氏，例如： Dear Director Sandberg 或 Dear Manager Smith。如果跟對方稍微熟一點，用 Hi 也是沒問題的！

如果不確定對方的姓名，我們可以推測讀信的人可能會是誰，改用 Dear Hiring Manager（人資經理您好）或 Dear Dean of the Psycology Department（心理系主任您好）一類的稱呼。

2. 不要拐彎抹角，第一句話就說明來意！

有不少同學寫 e-mail 時會埋兵伏將，鋪陳了許多資訊後，才說明寫這封信的來由。然而英文寫作的習慣是「目的先行，原因在後」，因此我們盡量在第一句就說明自己寫信的主旨。

這裡有兩個好用的句型想介紹給你：

I am writing to...（我寫這封信旨在···）
This is in regard to...（這封信是關於···）

例如：This is in regard to Deputy Manager Lee’s promotion application.（此信是關於李副理的升遷請求。）

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3. 怕對方不記得你是誰？你可以點出彼此連結！

說完了主旨，如果和對方久未聯絡或不太熟悉，怕對方不記得自己，我們可以用一兩句話點出雙方認識的場合，或共同參與的活動，以喚起對方記憶。這個環節能讓整封信多點親切感和人情味。

例如：

I remember your inspiring talk on business model at Washington University.（我還記得您在華盛頓大學針對商業模式的演講，獲益良多。）
The memorable lunch at your headquarter reminds me of the close relationship between our companies.（在您總公司那頓難忘的午餐，讓我想起我們兩家公司緊密的情誼。）

4. 進入內文一定要學的好用句型！

點明彼此的連結後，我們就可以開始撰寫正文了！以下我整理了幾個最常使用的句型供你參考：

I would like to know more about…
（關於···我想要了解更多）
Could you give us some more details on…?
（關於···您能給我們更多細節嗎？）
Would you be interested in…?
（你是否有興趣···？）
It would be very helpful if you could…
（如果您能···，對我們將大有助益）
Please find … as attached.
（···請見附檔）

5. 說完了就閃？！記得禮貌收尾！

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說完了主要的溝通事項，別忘了禮貌地為這封 e-mail 作結！

信件的結尾主要分成兩部分，第一部分是 「結尾句」，這裡教大家一個最萬用的句型：

I look forward to your reply!
（期待您的回音！）
I look forward to seeing you soon!
（期待很快與您見面！）

第二部分則是 「結尾敬語」，可視這封信的正式程度來調整。如果是封很正式的信件，那我們可以使用 Sincerely 或 Sincerely yours。如果是同事間一般往來的信件，我們可以使用 Best 或 Regards。如果是比較熟一點的朋友，我們可以用 Best wishes 或 Warm regards。

在結尾敬語的下面，記得「先寫姓名，下一行寫職位，最後再寫你的所屬單位及地區」。

例如：

Regards,
Amy Wang
Project Manager,
BMC Advertisement, Taipei City, Taiwan

看完了這篇文章，你是否對英文 e-mail 的結構和書寫方式有些概念了呢？

在我最新的寫作課程 《職場考場都必用！全方位的情境寫作術》 中，我會更進一步教你求職信、客訴信、感謝信、慰問信等各種書信種類的寫作細節，歡迎想把商用英文 e-mail 寫好的你，一起來學習！

#學語言#學英文

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Sonny Chen

專職的語言訓練講師及翻譯工作者，致力於將語言學習操作化，以輕鬆有趣的方式提升同學的英文能力，同時也是美國 UCLA 訪問學者、師大翻譯研究所博士、加拿大 UBC 商學碩士、創譯語言顧問公司首席筆譯、專業中英口譯。投身英語及翻譯教學十餘年，開設過 10 種以上的語言訓練課程，包含：全方位中譯英培訓、全方位英語寫作、商務英語書信力、小說閱讀與創意寫作、翻譯研究所考試訓練專班⋯等，指導超過 3,000 名學生、批改超過 5,000 篇英文作文。 2020 年出版著作《愛情的 52 種面貌：西洋經典情詩選》推廣中英閱讀及翻譯文學，2018、19 年與師大翻譯所師生合著《中英筆譯》、《英中新聞筆譯》教科書，並譯有《英文寫作聖經》、《未竟之路》、《愛與戰爭的日日夜夜》、《吻的文化史》、《錯置臺北城》等十餘本譯作。