集中檔案、管理時間的好幫手——5 個提升生產力的管理工具

你曾在工作接洽時因為資訊零碎而手忙腳亂嗎？你是否想脫離冗長雜亂的代辦事項，卻不知該如何是好？面對複雜而快速變遷的社會，善用生產力管理工具成為提升生產力的關鍵。

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隨著科技進步，無論工作複雜度或是資訊來源多樣化，都會讓彙整資料所需的資源與時間大幅提升。想要提升生產力，就勢必要懂得利用生產力工具，有效地管理的自己的代辦事項與工作檔案。Hahow 為你找到 5 種廣受推薦的生產力管理工具，來一起有效縮減花在整理檔案與記錄資料的時間，提升工作生產力吧！

工具一、TickTick——記錄生活小事，註記代辦事項

TickTick 是一款以註記代辦事項為主的生產力管理工具，小至下班買菜，大至專案死線，都可以利用 TickTick 來紀錄。TickTick 能夠以語音輸入代辦事項、或是利用 iOS 的 Siri 功能、Android 的懸浮球等來進行任務紀錄，方便釘選。如果你是因為忙碌而時常無法及時閱讀工作郵件的人，你也可以輕鬆將郵件轉換成 TickTick 上的任務，幫助提醒自己閱讀，避免遺漏重要工作事項。

TickTick 依照使用者的需求提供不同的提醒日程功能，無論是任務需要每日重複，或者是想要設定數個鬧鐘，都可以利用 TickTick 因應不同需求來設定。TickTick 的另外一個優點是它有提供篩選器，它能以日期、重要程度來做出任務排序，使用者都可以因此更快分辨自己接下來的工作日程該如何安排。

工作日程
圖片來源：Hahow 圖庫

共享清單則是另外一項 TickTick 為公司或是工作團隊所提供的功能，在共享清單中，你可以分配任務、查看清單內的工作動態來關注進度，甚至可以知道每一個步驟的負責人，幫助工作流程更清晰、更有條理。

工具二、ClickUp——千人也可以使用的整合工作軟體

ClickUp 是一款功能強大的整合軟體，包括溝通、目標釘選，乃至於銷售相關，都可以利用 ClickUp 來完成。在個人使用上，ClickUp 可以設定不同的目標，例如資產或是任務等；在多人工作上，ClickUp 則提供了即時動態可以幫助使用者更好地注意工作的目標是否達成，以及達成目標的所需時間。

ClickUp 提供了許多不同類型的檔案幫助使用者進行管理，例如預算上會使用的表格、可以用來繪製心智圖或流程圖的白板，以及基礎的文檔，免去要一直切換軟體整理資料的時間。

ClickUp 幾乎囊括了許多企業或大型工作團隊會需要的軟體功能，例如加入新成員、工作專案的反饋與批准、創建表單，甚至擁有自己的聊天系統。無論是意見整合還是工作會議，都可以利用 ClickUp 內建的系統，輕易地統合進整個工作專案之中，也是現今許多企業的生產力管理工具選擇。

工具三、Trello——重視合作，擁有簡潔清爽的介面清單

Trello 作為生產力管理工具之一，有著一目了然且直覺式的介面，在上手方面顯得簡單容易。Trello 的頁面看起來就像是一面佈告欄，上面貼著不同的工作卡片，而 Trello 也提供了將檔案或附註附加在卡片中的功能，讓大型任務可以拆分成不同的步驟，更加易懂。

使用 Trello 的工作團隊可以指派任務、設定截止日期和回饋意見給其他工作成員，Trello 所擁有的機器人也能夠輔助一些簡單的團隊工作，幫助使用者把時間集中在更重要的事務上。

團隊工作
圖片來源：Hahow 圖庫

Trello 可以幫助使用者將位在不同工作區的卡片釘選在該使用者的個人面板上，讓期限內的工作一目瞭然。雖然並沒有提供文檔等記錄工具，但 Trello 可以整合其他常用的軟體，例如雲端，或者是其他的會議工具等，讓整個工作專案都在使用者的掌握之中。

工具四、Evernote——優秀的筆記功能，幫助整理文字資訊

Evernote 是一項以筆記為主的生產力管理工具，擁有優秀的文字統合效果。它主要能夠取代常用的紙本工具，諸如掃描記錄手寫資料、記錄紙本的實體資料等，都可以利用 Evernote 來完成，Evernote 可以輕鬆匯集大量的資訊並整理在一個檔案，並且能夠讓一個多人團隊同步處理及儲存。它同時也提供在不同的裝置上開啟檔案、存取的功能，Evernote 的電腦版甚至可以幫助你擷取網頁上的文章、下載後的 PDF 檔案，來更好地統整資訊。

有效率地工作
圖片來源：Hahow 圖庫

Evernote 的筆記可以針對不同的需求直接套用模板，省去整理時間，讓使用者的筆記一目了然。它也提供了強大的搜尋功能，無論是針對標題或是內文的關鍵字，都可以輕鬆查詢，使用者不再需要花費大量的時間翻找檔案。在搜尋過後，該次的關鍵字也會被 Evernote 記錄下來，幫助使用者在下次可以更輕鬆快速地找到自己的檔案。

Evernote 不僅僅可以整理文字，包括影像、語音、電子郵件，都可以被 Evernote 一鍵擷取下來。而每份工作文件都可以設置提醒，避免遺漏掉重要任務或工作，甚至能夠將簡報匯入再設置報告時間，讓使用者提前做足準備，用充分的資料來面對接下來的會議。

工具五、Notion——自由度高又能保持美觀的工作區，類似網站的共享筆記

Notion 的功能與其它生產力管理工具類似，但它最特殊的部分是可以讓使用者自訂模板，做出個人化的共享筆記。而 Notion 所提供的大量標籤與頁面，讓一個工作區就可以囊括大部分的需求，不用在跳轉區域花費時間。

Notion 的工作區能夠根據不同的需求提供相異的功能，無論是設計創意還是實作工程，都能夠用清楚的頁面區隔開來，甚至可以為不同的部門或小組提供專屬的頁面。而也是因為多元的功能，頁面也可以因應需求而採取不同的展現形式。例如使用者可以在單一文檔中統整資訊，當作附件放在頁面中；也可以將該頁面打造成流程手冊，讓每一個參與工作的同伴都可以快速了解注意事項與任務辦法。

有些人也會使用 Notion 來打造自己的個人網站，他們利用 Notion 的高度自訂化功能以及多元的頁面來放置自己的作品集，並且共享給別人觀賞；有些創作者則會使用 Notion 來將需要的資料整理成類似維基百科的條目形式，讓自己在創作時更好找到所需要的資料，是頗受青睞的生產力管理工具。

在了解以上 5 種管理生產力的工具後，你是否有覺得哪款工具是最適合你呢？如何提升生產力是在這個時代不得不面對的一大問題，懂得利用工具能夠幫助你快速地達成目標。找到符合需求的生產力工具，勢必能夠幫助你在工作上變得更輕鬆，表現得更優秀。