2021/04/22
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工作數位化：一天作息示範如何用有限時間做更多事
「效率」不是節省時間，而是能在同樣、甚至有限的時間內做比別人更多的事情。這篇文章用典型上班族一天的作息，教你如何用各種數位工具提高自己一天的工作效率！
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你心中是否也有個對於「高效能辦公人士」的既定形象：手持智慧型手機、指間不離筆電，透過各種神奇的數位工具省下非常多時間，可以盡情愜意地享受生活——反觀自己往往忙了一天，手機訊息跳個不停，手上永遠都有做不完的工作⋯⋯這才是現代人的真實寫照。
我一直認為「效率」不是節省時間，而是能在同樣、甚至有限的時間內做比別人更多的事情；畢竟我們只有一顆腦袋、一雙拳腳，借助「數位工具」達到高效率的確是一種可行的辦法，但更重要的是，怎麼安排這些工具與你的工作步調契合？為了湊字數讓文章更可看，我會用自己的一天作息與搭配數位工具，說明我是怎麼實踐工作效率的；不過先打個預防針，哥哥有練過，我的作息僅供參考，各位不一定要仿效啊！
22:00-就寢前｜你的一天，從前一晚睡前開始
圖片來源：林子威 Alex Lin
我們的一天並不是從早上睜開眼睛的那一刻，而是從昨晚闔眼前就開始了；我會在前一天晚上就把隔天要做的事情想一遍，然後記在跟時間有關的數位工具上，分別是 Google 日曆與 Google Tasks：
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有明確的「開始」與「結束」時間，能形成一個區段的任務，用 Google 日曆來管理。
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僅有「開始時間點」、或單項具體任務的工作，記在 Google Tasks。
因此你的日曆上只會有「13:00～14:30：與江董開會」這樣的區間行程，而不會有「19:30 - 19:32：買香蕉」⋯⋯誰會買 2 分鐘的香蕉啊！這種單項明確任務請記到「Tasks」清單上並設定一個截止日。
圖片來源：林子威 Alex Lin
我推薦使用「Google 日曆」的網頁版，它一次整合「日曆」與「Google Tasks」在同一個介面，當你在右欄的輸入待辦清單後，如果有指定截止日，會直接幫你標注在日曆上，非常方便！
【 Tips 】設定日曆時請適當的留彈性時間，每個行程之間空出 10-15 分鐘；千萬不要把自己的日程塞得滿滿，因為你永遠不知道上一個會議會不會 delay
06:30-08:00｜一起床，先用知識醒腦！
圖片來源：林子威 Alex Lin
我通常 6:30 前起床，第一件事情是戴上耳機聽 Podcast（播客）這類的聲音媒介學習平台，早上非常適合用聲音來醒腦，不間斷的邊聽的同時邊享用早餐，並在 30 分鐘後前往健身房，鍛鍊體力兼鍛煉腦力；如果喜歡用觀看方式學習的話，也可以用 YouTube 到《志祺七七》聽一個小知識，或是直接上 Hahow 好學校看自己購買的課程！總之，晨間我會盡量不讓自己去刷 FB、LINE 等容易上癮的社交軟體（或是打遊戲）。
圖片來源：Hahow 圖庫
08:30-09:30｜通勤中，邊整理筆記邊思考
圖片來源：林子威 Alex Lin
通勤途中是最好整理思緒的時刻，我會建議盡量搭大眾交通工具而不要自己駕車，不僅是找停車位頗麻煩，你的雙手還會會被束縛住，錯失很多用手機高效整理筆記與思考的機會。
我會把上午聽到、看到的內容用筆記軟體記錄下來，紀錄的時候至少寫一句自己的想法，讓這個靈感嵌入在腦海中；我推薦使用 Evernote、Bear、OneNote 這些第三方筆記軟體，它們大多不會受限於 PC / Mac / Android / iOS 等系統，並能將你所有的知識與靈感都保存在雲端上。
10:00-12:00｜會議中，無紙化與同步協作
圖片來源：林子威 Alex Lin
開會是每個人都會經歷的工作環節，這邊不講「怎麼開一場高效率的會議？」，而是要讓所有人在會議中高效交流資訊與想法，我認為最好的方式是採用「雲端協作」；我推薦 Google Docs、Dropbox Paper、Notion 這類的雲端文件服務，它們有下面三個好處：
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跨系統、平台同步資料。
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以網頁瀏覽器開啟，所有成員能同時協作一份文件。
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能追蹤與檢視個別成員的意見與修改過程。
圖片來源：林子威 Alex Lin
用雲端文件的好處是不會因為電腦系統與格式不同，就無法開啟別人傳給你的檔案；同時大家能在同一份文件中協作，你會看到隔壁的小美很認真的輸入，然後自己的螢幕上即時跳出⋯⋯她打錯字了。
【 Tips 】使用雲端協作文件開會時，只讓 1-2 個人有編輯權限負責會議記錄，其他人則用 Comment（備註）功能將意見附在指定的文字上，避免大家重複編輯亂成一團
13:00-18:00｜工作中無時無刻的通訊交流
圖片來源：林子威 Alex Lin
每次點開同事的 LINE 群組，迎面而來的是一票的貼圖⋯⋯把重要的公告都給洗下去了；當你想回覆老闆工作進度時，卻看到女友的訊息：「北鼻今天晚上要鼻要吃鍋鍋～來接偶。」不知不覺就開始聊起要不要吃海某撈啊？工作一下子就被耽擱了。我們的日常聯繫已經離不開社交軟體，因此我建議將工作與私人的通訊方式直接分開：
1. 重要的工商事務，請用 E-mail
重要的工商事務切記不要用社交軟體，尤其是涉及到交件期限、修改項目、合約等商業溝通，請一定要用 E-mail 留存重要資料，並 CC、BCC 你的同事。
2. 團隊內部交流，不要用 LINE
像 LINE、FB Messenger 這類的通訊軟體有「貼圖」的設計，且往往會跟私人訊息混雜到讓你超容易分心；我建議團隊內部改用 Slack、Telegram 這兩款相對比較少人用、但功能非常棒的通訊軟體，與私人社交做區分。
圖片來源：林子威 Alex Lin
我滿推薦 Slack 的（這也是 Hahow 團隊在使用的唷），它能針對專案或是團隊開群組（ Channel ），另外能將單一群組設定暫時靜音，不怕被同事訂飲料的閒聊打擾；在交流過程中還能很方便的用「 Pin 」功能，將重要的訊息與資料釘起來，方便隨時查看。
【 Tips 】私人社交中，我建議不要快速回覆那些「不重要的訊息」，因為這並不會讓你顯得很高效率，反而會讓人覺得你無時無刻都很閒；回覆別人時也盡量說：「我查看一下行事曆。」讓對方覺得你很重視這次會面，同時你也尊重自己的時間
18:00-18:30｜下班前，清空你的桌面！
圖片來源：林子威 Alex Lin
我建議所有的文件與資料除了電腦中存一份，也要同步上傳到雲端檔案夾，可使用 Google Drive、Dropbox、OneDrive 這類的雲端服務，它們能將你的檔案同步到手機中隨身帶著走，你不再需要用 USB 整天拔拔插插，或是擔心咖啡灑到電腦上歐買尬資料通通消失。另外檔案管理平時一定要養成的幾個好習慣：
1. 替檔案取好名稱：
建議用「180829_專案名稱」這樣的結構來命名，且用檔案夾管理檔案分層時，盡量不要超過三層；因為一層一層的點就跟拆驚喜包一樣麻煩，如果你的檔案有上百個，要找一份陳年老檔你會翻到起肖的。
2. 用「搜尋」取代手動翻找：
這也是為什麼我們要命名好檔案的原因，每次想到檔案它老人家就請輸入「關鍵字」，讓系統幫你叫出檔案，取代手動點選檔案夾一層一層的翻找吧！
3. 保持電腦桌面淨空：
桌面是「正在執行的專案」暫置處，而不是用來堆積所有資料的地方；別以為資料通通堆在桌面這樣拿取最快，如果有 40-50 份檔案夾、文件、試算表、簡報，那不就跟玩踩地雷一樣刺激，每次都要 5-10 秒才能找到自己要的文件，還不能看到美美的桌布，何必呢？
圖片來源：Hahow 圖庫
結語：高效率不是追求全面數位化
在工作上的效率達到極致，並不代表你在整段生命中能獲取最高的效益，這不是什麼「政治正確」或「心靈雞湯」的話，真的沒有必要事事追求高效、或以為什麼東西都能用數位工具來搞定。使用工具，是因為我們有更重要的事情要處理與思考，而不是為了工具而工具，像我有時候也會偷懶，我就把這稱作「合理的懶癌釋放」，畢竟適時的放過自己也是一種有效率的生活方式。
再次重申「效率」這件事不是你節省了多少時間能去休息、追劇、打 Game，而是能在有限的時間內，做比別人更多的事情；盡量讓重複、無聊的事外包給數位工具處理，將自己的腦袋與時間留下來思考，並珍惜身邊重要的人、事、物，久而久之你自然會成為一位「快樂又超有效率」的人！
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撰稿編輯：林子威 Alex Lin，做過 3 年行銷與編輯工作、出過 2 本書、目前是 1 名 freelancer（很 free 的那種）；覺得 Hahow 迷人的地方是不用擔心上學遲到，而且無時無刻都能學習！
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