Notion 實際應用為何？公開 Notion 5 大用途與 4 個不適用的場景

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2017 年，我認識到 Notion 這款筆記工具，但那時候這款工具並沒有融入我的工作與生活，畢竟那時候 Notion 還沒「借鑒」Airtable 的 database，功能沒有這麼全面，讀取速度又慢，充其量真的只是款筆記工具而已。

不過一直到 2021 年，當我在準備復盤訓練營的時候，我開始把自己的任務和日記管理都建置在 Notion 上面，真正發現這款工具的自由度和潛力，非常的 lifehacking，之後又因為有籌備《Notion 實戰課程》的磨練，我已經形成了一套穩定使用 Notion 的方法。

因為 Notion 的線上課程上線至今半年多了，我卻還沒有寫過一篇文來分享「我到底用 Notion 做了什麼？哪些不用 Notion？」今天透過這一篇，來簡單揭露一下我是怎麼使用的，以及 Notion 的邊界到底在哪吧！

我用 Notion 做些什麼？

Notion 對我的價值在於「組織」和「展示」，並不是大多數人說的「筆記」用途而已。這兩個特性讓我可以很簡易的做到「複雜資料的整理」和「專案項目的公開展示」。基於這兩種應用，我可以做到「個人資料庫」和「個人主頁」：

用途一、數位應用 / 科技產品的收藏清單

因為太常被人問：「雷蒙你有沒有推薦的截圖軟體？」、「如果我要跳到 Mac，有沒有什麼必裝的工具？」等問題。

為了不用每一次都要重複回答，我把我正在使用的全列出來，除了讓我更方便直接去發給有疑問的人，還能讓他看到其他他本來沒注意到是個問題，意外發現的好工具，更還能提醒我自己要幫這些應用工具寫教學文，讓廠商找上門合作。當然，在整理的過程裡，也是幫助自己反思，這些工具是必要的嗎？有哪些可以有更好的替代品？

圖片來源：雷蒙三十

用途二、軟體訂閱清單

除了組織整理和公開展示之外，也能透過資料庫的計算和公式功能，讓我知道我在訂閱制的服務裡花了多少錢、這個月有哪些要扣款，甚至是綁定哪張信用卡等等。

同理，這個也能幫助你做信用卡管理：

圖片來源：雷蒙三十

這種就是進階一些的應用，因為 Notion 除了區塊的設計，所以可以在一個頁面裡有「資料庫區塊」搭配著不同的區塊（文字和多媒體），還能在同個頁面上呈現同一個資料庫的不同檢視方式（截圖中就是同一個資料庫，上方是清單檢視 List View，下方是表格檢視 Table View。

這就是 Notion 有別於 Airtable 在組織和展示上更強大的地方，雖然計算和統計上不如 Airtable 的多元，但這時代的生存之道正是盡可能強化自己的長版，讓自己在某個特定應用能被需要就非常足夠了，而不是當一個什麼都能做，但都做不太好的產品。

這邊我想另外點出一個重點特性，因為 Notion 只要透過一個按鈕（Share to Web），就能將這個頁面變成公開瀏覽。正是因為 Notion 的頁面特別地易於分享，這會讓我在做資料整理時，已經習慣盡可能以「以讀者的角度」去思考整理和組織內容的方法，而不只是用自己的看法去整理內容。

就像你家的客廳永遠都會比你的私人房間還要乾淨有條理，因為你知道客廳會有客人來，房間沒人來看所以我自己知道東西放哪爽就好。然而，如果當我們習慣把所有的東西都用讀者的角度去思考設計，甚至寫出使用流程和說明，就會連帶升級你的思路邏輯，也會讓你的作品和講出來的話更吸引人——這也是我越使用 Notion 之後，潛移默化中帶給我正面影響的部分。

用途三、個人主頁、簡易網站

這個 Notion 頁面其實是我一開始為了籌備 Notion 課程，想說試試看 Notion 到底能做到什麼地步，能不能真的實現 no-code 就做出挺不錯的個人網站，後來還真的實現了挺有模有樣的個人主頁：

圖片來源：雷蒙三十

這個「個人主頁」，基本上是整合 Notion 所有功能於一身的作品了。

不過，在我做 Notion 教學後，看過很多人說：「Notion 是一個超過筆記工具、社群媒體和部落格網站的存在，因為除了能記錄內容，分享各種多元的素材媒介，還能保存、搜尋，甚至非常簡單的發佈分享。」
只不過我對於這樣的形容，只認同一半。

因為 Notion 在 SEO 關鍵字搜尋上的能力還是偏弱，不像正統你用 WordPress 來架一個網站可以養起來。所以 Notion 確實是個超越筆記工具，但如果你要長期養關鍵字還是建議你自己擁有一個正規的網站，這才是長久之道。Notion 適合做為簡易版的入口網頁，例如我們雷蒙三十的品牌 Salekits 就是透過 Notion 製作的，因為製作效率跟維護成本比起 WordPress 這種網站低太多了。

用途四、外部合作提案頁面

以往做 Saleskit 可能是透過簡報輸出成 PDF，但現在用 Notion 頁面製作除了能更快速，用最少的時間達到豐富，甚至符合我們自己的品牌特色的銷售簡報。下面是我們 2022 年的主要計劃之一，目前還在完善中。

圖片來源：柚智夫妻：智能工作宅計劃

用途五、多人專案合作

無論是線上課程的籌劃、內容文稿的撰寫還有字幕和募資影片的外包，又或者是訓練營的教學團隊溝通共事，全部都是透過 Notion「全遠距協作」。

在執行這些專案計劃時，我們幾乎是沒有見過一次實體會議的，都是靠 Notion 做檔案管理、任務追蹤，以及用文檔做非同步溝通。這是因為 Notion 的協作功能特別強大，無論是針對區塊的評論和頁面歷史，都能讓團隊成員以最大程度的同步資訊和聚焦討論。

圖片來源：雷蒙三十

當然不只是以上的應用，我的日記、品牌的年度目標和量化指標、專案管理，還有知識庫，目前都是建立在 Notion 上管理的，甚至我們這次裝修智能宅的一切記錄都是在 Notion 上。

4 個不建議使用 Notion 的場景

雖然 Notion 在官方的宣傳標語是「All-IN-One-Workspace」，但有幾個場景我不會選擇用 Notion 的。

1. 不做密碼記錄：除了安全性之外，我也很看重便利。專業的密碼工具能在你輸入密碼時直接透過瀏覽器插件幫你輸入，甚至在註冊時，自動產生強密碼和兩階段驗證。為什麼要用慢吞吞，又要開很多層的 Notion？（我是用 1Password）

2. 不做收支管理：我的銀行帳號 + 信用卡 + 基金證券至少有超過 10 處，每一次都打開 Notion 來記錄實在累死，而且 Notion 的計算統計功能也沒這麼完善，所以還是交給專業的記帳工具吧。（我是用 MoneyBook）

3. 不做零碎想法記錄：我在課程裡說快，越是零碎的想法，越要捕捉的快！所以透過蘋果內建的提醒事項獲備忘錄才是最快的解決方案，透過 Apple Watch 抬起來：「幫我記下⋯⋯」，才是最快速的，回到家有空的時候再把這些零碎想法重新看過，更完整地記錄在 Notion 裡才是我的作法。

4. 不做自動化的資料庫：Notion API 雖然出了，但還是沒有 Airtable 支援的成熟和精細，所以如果要自動化，例如訂閱《生活黑客之路》後，填寫註冊表單後，能直接把訂閱者的資料加入我的會員系統資料庫，我選擇用 Airtable 而不是 Notion。

以上不用 Notion 的共同原則是：有其他更便利的替代品和該任務獨立性夠高。

如果這個需求是可以獨立運作的，而且有更便利的方式，那就不需要用到 Notion 的特性——組織和展示。所以若有更低成本、更有效地達到目的和需求，我們不要硬去用 Notion，反而苦了自己。
最後，還是講講我的工具觀的第一條原則：「比工具更重要的是方法」。

好的工具是用出來的，切忌一直換換換，因為要用好一個工具需要你夠清楚自己的需求和目標，甚至有一套能持續運轉的方法論，工具只是承載方法論的載體。雖然我一直推廣數位工具，但哪怕你後來發現，紙和筆才是最能讓你沉浸，讓你最有想法和專注的工具，那也是好工具。

像是我們的訂閱會員赤木，明明是一位每天接觸電腦的工程師，但他說：

「我現在反而回歸到紙本手寫的純粹，子彈筆記用這個方式來實作，每天都有機會讓自己拿起筆，重溫在紙張書寫那種悸動。」

這樣不是也很好嗎？別忘記自己是為什麼出發的，釐清自己的需求，發展出一套適合自己的方法論，工具用得趁手更重要。

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延伸閱讀

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（本文原載於雷蒙三十 Lifehacker，原文標題為 Notion 好用嗎？我用 Notion 做些什麼？哪些不適合？進階應用與玩法）