【Notion 專案管理】善用專案管理工具，成為時間管理大師

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做好工作與生活上的時間管理，除了可以讓你在處理事情的效率上加速之外，還可以避免產生額外需要付出的時間。

時間管理大師的核心能力

許多文章在提到關於「提升工作效率」的相關內容時，大多會涵蓋下列這兩大項能力的培養：

• 時間管理能力：了解適合自己的時間分配方式，與預期需要的時間，用最有效率的模式完成事項。

• 清晰的邏輯思考能力：透過精準判斷工作的重要程度、優先順序來有效分配自己的時間。

本篇將透過實作軟體，融入以上觀念，來說明如何開始管理工作與生活中的時間。

善用專案進度管理工具

你都用什麼來記錄待辦工作事項？我推薦幾個過去曾使用過，與目前持續有在使用的軟體，讓你在記錄工作事項的時候，就先針對工作有一定程度的理解與分類。

• Trello：免費的工作管理軟體，簡單好上手，若不想讓內容太複雜，只是想先了解如何透過軟體管理時間，可以優先選擇 Trello。

• Notion：結合筆記軟體與工作管理軟體，結構與功能相對複雜，但若最終希望將筆記與專案管理的資訊整合在一起，建議一開始就可以先從學習使用 Notion 開始，最終可以減少後續需要花費在整合兩種資訊上的時間。

利用免費的專案管理軟體，可以建立針對「特定主題」的看板，並把相關事項整理成卡片，生活中許多事情如果透過專案管理的思維來執行，會發現事情會開始變得井然有序，且不再因為拖延或健忘，導致事情停滯不前。例如：舉辦婚禮、儲蓄、學習新技能與知識等，都可能成為自己生活中的需要管理的一個小小專案。

透過拆解目標，讓日常能夠穩定完成一些小進度

許多人生中的大目標底下，都是由許多小的子任務堆疊起來而成的，假如你打算開始學習一項新技能，你可能會從收集資料開始，再深入到購買相對應的課程、持續追蹤課程進度，慢慢累積起在特定領域的新知識與技能。

這些子任務若可以透過寫下來，變成一張張卡片，可以幫助自己把最終目標層層分解成「在日常能夠被吸收與消化的進度」，每一個小進度透過時間的堆疊與累積，你會發現因為你對於最終目標夠明確，所以日常中所完成的每一件小事，都正在有效地幫助你往最終的成果前進！

以下我們將透過「學習新語言」的真實案例，來讓你了解如何拆解目標，以及為何先了解自己如何一步步達成目標的重要性如此重要，需要再開始執行目標前先思考清楚。因為大部分時候你必須先從了解自己開始，才會知道你離目標多遠。

任務拆解執行：以多益金色證書為例

我們來看一下實際案例下如何確立目標與一步步向目標邁進。假如我們的目標是：在今年底前完成多益 900 分目標，接著我們就要拆解目標達成前的路徑，並設定為達成目標的子任務：

• 子任務（一）了解自己目前程度與目標的差距

• 時間：花費 1 小時

• 方式：透過線上測試或學校測試結果作為依據。

• 子任務（二）研究適合自己目前程度的課程與學習方式

• 時間：花費 3 小時

• 內容：了解線上課程、實體課程差異與費用。

• 子任務（三）穩定透過課程學習英文

• 時間：每週花費 3 小時

• 內容：透過課程，每週學習 3 小時，直到年底

• 子任務（四）階段確認英文進步程度

• 時間：每月花費 4 小時

• 內容：每月底做模擬測驗一次並確實檢討

以上是透過「學習新語言」的主題來模擬如何把大目標，透過層層拆解成日常可以完成的小進度，有效的分配予掌控日常中的時間。

開始行動前先定義行動

上述過程其實只是在開始行動之前，確保你有足夠的資源與時間，完成你所期望的目標，這樣做的優點有以下幾個：

• 明確了解工作目的
  在開始花費時間之前，先了解該工作事項的主要目標會讓你在過程中，比較不容易花費額外時間在做與目標比較不相關的事項。

• 易於切分明確的階段目標
  可以將一個大的工作事項，在一開始切分成許多小的子卡片，透過分類的整合，可以知道目前的工作是與哪項專案，也更能掌控每個小進度的狀態。

• 掌控時間
  透過先行預估工作時間，來讓自己的拖延症不要發作，再有時間壓力下的自我管理，除了能維持高水準的效率之外，透過一次又一次的練習，可以讓自己越能適應這樣的時間管理模式。

• 提醒自己專案重要程度
  時時提醒自己不要過度花時間在重要程度比較低的項目上。

盡可能具體定義標籤，提醒自己目前的進度與狀態

在開啟管理看板之前，可以先定義幾項重要的標籤，來幫助自己了解該工作的目標與需要投入的時間成本，例如：

• 預計需要時間：4 小時、6 小時。

• 工作事項類型：費用相關、提案相關、每月計畫、年度計畫等。

• 進度：尚未開始、進行中、已完成等。

• 重要程度：高、中、低。

未來在加入工作事項的卡片時，就可以依照設定好的項目填入對應的內容，有效管理小任務與安排後續執行的時間。

針對不同工作與生活主題進行管理

開始運用這套管理邏輯前，可以先選擇自己最有熱情的領域開始熟悉，會更幫助你更快可以開始上手唷！
我個人傾向將所有內容整合在一個軟體中，故目前使用的軟體是以 Notion 為主，下方也會提供 Noion 時間管理模版，讓你也可以直接套用進去你的 Notion 中，節省在編輯格式與標籤的時間，但是建議如果你開始上手之後，可以逐漸把標籤修改成自己熟悉的語言與內容，會讓自己更能有效利用軟體，來幫助自己訓練好時間與專案管理的思維唷！

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