擁抱 AI 新時代｜5 分鐘帶你了解撰寫英文 Email 的秘密武器

AI 如 iPhone 般革命生活，特別在郵件撰寫方面。本文將介紹 Copy.ai 和 Rytr 兩款 AI 工具，它們能快速生成多樣的郵件範本，提高效率。無論在職場或日常生活，這些工具都能改變遊戲規則，使郵件撰寫變得輕鬆自如。不論你是專業人士或日常使用者，這些 AI 工具都能幫助你提高郵件效率，同時賦予內容更多創意和個性。讓我們一起探索這些令人振奮的工具，準備好迎接 AI 新時代！

大家好，我是 Clarence 老師，隨著 AI 技術的快速發展，你是否曾思考過 AI 如何協助我們撰寫英文郵件呢？

「AI 的 iPhone 時代已經到來！」輝達創辦人黃仁勳在 GTC （人工智慧開發大會）上是這麼說的。

過去， iPhone 帶來許多改革，而現在 AI 也將承擔起這個角色，重新塑造我們的生活模式。不管是在職場還是日常生活中，AI 帶來的變革將超乎我們的想像。AI 工具的出現，目的是幫助我們處理繁瑣的工作，許多仰賴人力的瑣碎事務，現在可以交由 AI 來執行，大幅提升工作效率。

如今，隨著 AI 的崛起，透過大量的學習和數據整理，我們能夠快速獲取所需的內容，甚至讓 AI 幫助我們起草和回覆各種職場郵件。近來，科技巨頭微軟也正積極研發相關工具，訓練 AI 能夠從客戶對話記錄中提取關鍵信息、提供優惠建議、解決產品問題，甚至協助安排會議，實現自動化郵件生成。

這些趨勢再次強調，現在正是學習如何使用 AI 工具的最佳時機。

2 個強大的 AI 寫作工具

接下來，我想和各位介紹兩個實用的 AI 工具來輔助撰寫英文 Email，分別是：copy.ai 和 Rytr。

Copy.ai

Copy.ai 是一個極具靈活性的工具，讓你能夠輕鬆地創建各種類型的郵件。以下是一個簡單的步驟，幫助你使用 Copy.ai 撰寫英文郵件：

選擇模板：在 Copy.ai 中，你可以從多種模板中選擇，包括歡迎信、優惠資訊、人才招募、活動宣傳和客戶證言邀請等。這些模板涵蓋了許多不同的情境，使你能夠快速開始撰寫郵件。
設定語言和語氣：設定你想要的語言，input 可設為中文，output 設定英文（有美式和英式可挑選），然後選擇一個適合的語氣，如友善、專業、說服等。
輸入關鍵資訊：提供郵件所需的重要資訊，例如收件人姓名、公司名稱、信件重點等。這些資訊有助於 AI 生成一封個性化的郵件。
生成郵件：點擊生成按鈕，AI 將在短短幾秒內為你生成多個郵件範本。你可以挑選其中一個，然後根據需要進行微調，最後複製到你的郵件中。

Copy.ai 的操作介面簡潔，範本數量非常豐富，而且語氣選項也相當多樣，可以確保郵件風格符合大多人的需求。

Rytr

Rytr 是另一個出色的 AI 寫作工具，它提供了多種語氣和模式，讓你能夠輕鬆地撰寫英文郵件。以下是使用 Rytr 創建郵件的步驟：

選擇語言和語氣：在 Rytr 中，你可以選擇英式或美式英文，然後從 20 多種不同的語氣中挑選，包括緊急、幽默和擔憂等。
設定用途：選擇 “Email” 作為你的用途。
輸入關鍵資訊：用中文輸入重要資訊，如收件人資料、主題等。
生成郵件：點擊 “Ryte for me” 按鈕，Rytr 將在短時間內為你生成多個英文郵件範本。你可以選擇一個範本，然後根據需要進行自定義修改。

雖然 Rytr 產出的範本數量可能較少，一次最多 3 個，但它提供了更多語氣選擇，讓你能夠更精細地調整你的郵件風格。

選擇合適工具

本次介紹的兩個工具，在功能上是類似的，但有一些區別。Copy.ai 提供了更多的模板選擇，讓你輕鬆應對不同情境的郵件撰寫需求。另一方面，Rytr 則提供更多語氣選項，讓你能夠更細緻地調整郵件的情感和風格。

在選擇哪一樣 AI 工具較合適時，可以考慮以下因素：

工作需求：如果你經常需要處理不同種類的郵件，Copy.ai 的多樣性模板可能更適合你。如果你注重郵件的情感和風格，Rytr 的語氣選擇可能會較符合需求。
語言和地區：根據目標語言和地區的需求，選擇適合的工具。例如：撰寫的英文 Email 是需要使用英式還是美式英文，要確保工具能提供相應的選擇。
使用體驗：試用兩個 AI 工具，看哪個工具的使用體驗對你來說更流暢和符合需求。每個人的使用習慣、偏好和撰寫情境都不同，因此找到最適合你的工具至關重要。