15 個 ChatGPT、AI、Excel 公式使用情境與外掛

本篇文章，想探討 Excel 與 ChatGPT / AI 工具協作的相關情境，共列出 15 個使用的情境，其中最後一個也包括 AI 外掛的操作介紹，摘要本文目錄如下：

Q1：基本函式的說明與範例
Q2：協助撰寫邏輯判斷語法
Q3：文字處理語法
Q4：地址處理情境
Q5：日期與時間函數
Q6：時間格式判斷
Q7：輔助生成統計函式
Q8：請 ChatGPT 協助生成隨機資料
Q9：生成多重條件函式
Q10：延伸提問 Excel 操作方式
Q11：同時生成模擬資料與處理函式
Q12：協助生成 VLOOKUP 函式語法
Q13：介紹 VBA 與其基礎用法
Q14：生成 VBA 的複雜語法
Q15：Excel 的 AI 外掛工具

相關操作情境如下，也推薦讀者可以自己動手玩玩看！

ChatGPT 生成 Excel 公式技巧 1：基本函式的說明與範例

假設是對於 Excel 函式可以如何運用還不熟悉的讀者，可以請 ChatGPT 先列舉一些基本函式並進行說明與提供範例。

｜Prompt：生成一些 Excel 函數的範例

可以看到 ChatGPT 幫忙提供了非常實用的 SUM 函數（計算總和）、AVERAGE 函數（計算平均值）、MAX 函數（尋找最大值）及 MIN 函數（尋找最小值）。這些都算是蠻基礎的函式，實務上很常使用。

ChatGPT 生成 Excel 公式技巧 2：協助撰寫邏輯判斷語法

除了數值的計算以外，不論日常生活或工作上也很常運用邏輯判斷，例如：若今天的日期大於某一商品的有效期限，表示該商品已過期了、需要特別處理。

我們來問問 ChatGPT 邏輯判斷函式可以怎麼撰寫公式吧：

｜Prompt：可否提供 Excel 邏輯判斷函式，如果 B 欄數值大於 100，則在 C 欄位放入 True，不然就放 False

ChatGPT 提供的邏輯判斷函式是 IF，是個實用的選擇，這一題 ChatGPT 也成功通過考驗了！大家腦中可以思考更多可能的邏輯判斷函式應用。

ChatGPT 生成 Excel 公式技巧 3：文字處理語法

Excel 除了數據處理之外，也可以用來進行文字相關的資料處理。我們來問問 ChatGPT 可以如何使用 Excel 進行文字處理：

｜Prompt：可以怎麼使用 excel 做文字處理？

ChatGPT 推薦了可以用來合併字串的 CONCATENATE 、用來轉換大小寫的 UPPER 和 LOWER 函數應用及說明。但可能我們對於某些語法並不熟悉，可與 ChatGPT 追問進一步的語法。

｜Prompt：可以多說明一下 CONCATENATE，大小寫轉換函數 UPPER 和 LOWER 的應用與範例嗎

ChatGPT 生成 Excel 公式技巧 4：地址處理情境

資料處理情境中，也蠻常會需要處理地址資料，例如：萃取或整併某些文字、或是欄位的相關清理，來問問看 ChatGPT 能不能幫幫我們，以下語法直接用口語的方式提出了可能的地址處理情境。

｜Prompt：可否提供 Excel 邏輯函式，如果 A 欄放的是中文地址，有哪些可以處理地址的函式可以用呢？

ChatGPT 提供了基礎的文字剖析公式 LEFT 與 RIGHT。

來問問看比較進階一點的組合語句，因為一串地址中包含不少資訊，除了縣市外，有時候我們可能需要針對特定路段進行延伸分析，每個地址的路名字數不同、位置也不同，我們再來請教 ChatGPT 可以怎麼處理：

這次提供的函式就比較進階一點，ChatGPT 告訴我們，可以透過 MID 函式找到指定位置的中間文字、FIND 函式來找到特定關鍵字的位置，或 SUBSTITUTE 來調整特定文字；雖然這些語法對於 Excel 老手來說很基礎，然而對於新手來說，可以同時得到語法的舉例與說明，還是非常有幫助！

ChatGPT 生成 Excel 公式技巧 5：日期與時間函數

接著我們請 ChatGPT 介紹一些常用的日期和時間函數及其範例：

｜Prompt：請介紹幾個日期與時間函數

ChatGPT 馬上就列舉了許多 Excel 好用的日期與時間函數，除了日期外，也可分別針對年/月/日/時/分/秒進行處理。

ChatGPT 生成 Excel 公式技巧 6：時間格式判斷

時間相關格式有許多種，如果格式錯誤，會導致資料錯誤，想問一下 ChatGPT 是否有能幫助判斷的方法：

TIMEVALUE 可以用來進行格式轉換，將時間轉換成 Excel 可以識別的時間數字；而透過搭配 IF 以及 ISNUMBER 兩個邏輯判斷函式，則可組成一個判斷時間格式是否正確的函式。

ChatGPT 生成 Excel 公式技巧 7：輔助生成統計函式

統計相關數據處理與分析也是很常使用的部分，我們請 ChatGPT 提供一些常用統計函式：

｜Prompt：請提供我一些統計函式與範例

除了先前已提供過的 SUM、AVERAGE、MAX 與 MIN，還包含了 COUNT（計數）、STDEV（標準差）、MEDIAN（中位數）、MODE（眾數）、CORREL（相關係數） 及 FREQUENCY（頻率分佈）。

ChatGPT 生成 Excel 公式技巧 8：請 ChatGPT 協助生成隨機資料

有時候我們會需要生成一些隨機資料進行輔助，例如用假資料製作產品說明文件、或用於抽籤等。

｜Prompt：可否說明一下隨機產生資料的函式？

ChatGPT 提供我們可以產生隨機數值的 RAND、RANDBETWEEN 與 INDEX、產生隨機字母的 CHAR、合併產生隨機字串的 CONCATENATE。

ChatGPT 生成 Excel 公式技巧 9：生成多重條件函式

來試試看多重條件生成，讓提問句中包括部分的組合式需求以及邏輯判斷文法，例如：當答案不只有對或錯（TRUE / FALSE）兩種答案，而是比較像是 WHICH 的概念的話，可以怎麼撰寫函式呢？

｜Prompt：可否提供 Excel 函式
當 B 欄位等於「王小明」時，在 C 欄位輸入「老闆」
當 B 欄位等於「陳大牛」時，在 C 欄位輸入「員工」
當 B 欄位等於「李明明」時，在 C 欄位輸入「助理」

ChatGPT 生成 Excel 公式技巧 10：延伸提問 Excel 操作方式

這次刻意的加入了「並且告訴我怎樣設定規則，讓 D 欄位大於 6000 的文字變成紅色的」的衍伸指令，來看是否可順利完成。

｜Prompt：可否提供 Excel 函式
當 C 欄位等於「老闆」時，在 D 欄位輸入「10000」
當 C 欄位等於「員工」時，在 D 欄位輸入「5000」
當 C 欄位等於「助理」時，在 D 欄位輸入「3000」
並且告訴我怎樣設定規則，讓 D 欄位大於 6000 的文字變成紅色的

ChatGPT 這次除了提供了 IF 組合而成的多重判斷函式。還同時提供了 Excel 的相關操作步驟！

ChatGPT 生成 Excel 公式技巧 11：同時生成模擬資料與處理函式

接著我們試試能否請 ChatGPT 在同一個 Prompt 中，同時完成「生成資料」與「函式需求」的任務，而此情境也是順利達成了，我覺得 ChatGPT 已經完全可以擔任 Excel 小老師的輔助角色。

｜Prompt：如果有 4 年份，共 48 個月的銷售報表，可否提供 Excel 的函式，能夠自動完成每月的自動加總，並以年為單位做累計

ChatGPT 提供了一個簡潔的「年份、月份、銷售額」資料格式，並提供了一個新的公式運用「SUMIFS」（ps. 這一項公式相對複雜一些，同上附上公式說明）。

下方連結提供了一些常用公式，我們挑「CUMIPMT」計算累計利息的公式，請 ChatGPT 說明一下可以怎麼使用吧：

圖片來源：https://support.microsoft.com/zh-tw/office/財務函數-參照-5658d81e-6035-4f24-89c1-fbf124c2b1d8

ChatGPT 生成 Excel 公式技巧 12：協助生成 VLOOKUP 函式語法

VLOOKUP 是踏入 Excel 函式世界時，許多人會碰到的難關，也是實務上常用的函式；我們來請 ChatGPT 說明一下怎麼應用，以下展示兩種情境，第一種是在同一張表的 VLOOKUP，第二種是跨表執行 VLOOKUP。

｜Prompt：可否說明 VLOOKUP 函式及生成範例

上面的情境比較單純，下面的情境則針對我的預設條件來生成，例如如果我有以下的資料表格（區分 Sheet1 與 Sheet2），而希望在 Sheet2 透過 VLookup 指令查找 Sheet1 資料。

｜Prompt：可否協助生成跨表的 VLOOKUP 函式，請滿足以下條件
(1) 當 Sheet1的 A 欄位與 Sheet2 的 B 欄位 Match 時
(2) 則將 Sheet1 的 C 欄位值，填入 Sheet2 的 D 欄位中
測試結果也非常順利，ChatGPT 直接給出了可以複製貼上使用的指令。

將 ChatGPT 給出的指令，實際貼上使用，真的一字不改就能夠使用，非常方便！

ChatGPT 生成 Excel 公式技巧 13：介紹 VBA 與其基礎用法

若要讓在 Excel 上進行的工作更進一步自動化，VBA 會是下一個可以精進的技能方向。我們請 ChatGPT 介紹一下什麼是 Excel VBA：

｜Prompt：請介紹一下什麼是 Excel VBA

再請 ChatGPT 示範一個簡單的 Excel VBA 範例：
｜Prompt：請示範一個簡單的 Excel VBA 範例

ChatGPT 也確實生成了一個不錯的範例，只需四行程式碼就可以完成自動調整列高與欄寬的 VBA。

ChatGPT 生成 Excel 公式技巧 14：生成 VBA 的複雜語法

再請 ChatGPT 示範一個複雜的 Excel VBA 範例，任務也順利執行成功，不過相關內容會需要更多對於 VBA 等語法的概念了解。

｜Prompt：請示範一個複雜的 Excel VBA 範例

由於程式碼較長，以下直接用另一張完整程式碼截圖顯示生成的 VBA 指令：

同場加映：Excel 的 AI 外掛語法工具

本文的最後，來分享一個 Excel 的 AI 外掛語法工具：「Excel Formula Bot」。

• 核心功能：協助生成 Excel 公式

• 網址：https://excelformulabot.com/

• 說明：【Excel Formula Bot】是一個雲端服務，旨在協助使用者在 Excel 及 Google Sheet 試算表工具中運用公式，使用者可以透過此機器人快速查詢 Excel 公式的說明和使用案例、詢問有關 Excel 公式的問題、獲取有用的提示和技巧、產生範例資料，以及透過簡單的對話框與機器人互動。（ps. 超過免費額度需付費使用）

以下為相關的操作教學與功能分享：

Step1：註冊並進入首頁
先前往服務首頁，按下右上角的 Try it Out 完成註冊，登入後會進入到首頁儀表板，左方有幾個選項「Formula」、「Basic Tasks」、「Scripts」、「Regex」、「SQL」、「Spread Sheet Maker」等等功能。

Step2：試玩「Spreadsheet Maker」
可以點選左下方的「Spreadsheet Maker」功能，輸入條件，產出對應的範例資料進行後續練習與應用，由於 Spreadsheet 內容是 AI 生成的，所以每次結果都會不同。生成之後還可以將 Excel 下載下來。

｜示範範例：產生 10 筆 6 個欄位的 Daily sales data

只要輸入 Rows 與 Columns 的數量，並在欄位中做一些描述，就會得到對應的資料了。

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Step3：試玩「Formulas」

「Formulas」功能則有兩種功能，分別是「產生公式」與「解釋公式」，例如這裡使用產生公式功能，輸入情境：「Concatenate of a date and sales number of the day」，則會根據指令，提供對應的情境，而產出的指令，也真的可以使用，可把日期及當天的銷售額組在一起。

Step4：試玩「Basic Tasks」

此功能則為更廣泛的應用，透過把【Excel Formula Bot】當成 Excel 家教，說明希望進行的任務細節，即可得到清楚的執行步驟。例如指令輸入「Create a line chart with column A and D」，則能得到一段對應的引導。

而「Script」、「SQL」、「Regex」其實類似的用法，總之可以透過此介面生成可以使用於 Excel 或是 Google 的相關語法。

小結：Excel Formula Bot

這款工具，以實際的使用感覺上，對於已經可以將 GPT 用更系統化的操作蠻有感的，而且服務的介面也做的不錯。然而，目前它已經是一個付費服務，很快的使用 5 次的額度就用完了，現在的收費是每個月 6.99 美金，其實也不貴，但或許也可以參考其設計的原理，自己親手去 ChatGPT 那邊透過指令生成看看，就不需要額外付費了。

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（本文原載於彭其捷老師的部落格：Data Visualization & Analysis 繁體中文資訊站）